Onboarding via WhatsApp

Onboarding is het proces waarin je een nieuwe medewerker wegwijs maakt in de organisatie: van de praktische zaken en de huisregels tot de veiligheidsinstructies en de manier van werken.

Een goede onboarding begint al vóór de eerste werkdag en loopt door tot iemand zelfstandig aan de slag kan. Dat duurt vaak een paar weken tot een paar maanden.

Inwerken gaat over het leren van het werk zelf: hoe een machine werkt of hoe een taak wordt uitgevoerd. Onboarding is breder.

Bij onboarding horen ook de kennismaking met de organisatie, de huisregels, de veiligheid en alles wat iemand nodig heeft om zich welkom te voelen. Inwerken is dus een onderdeel van de onboarding.

Pre-onboarding is de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. In die weken hoort een nieuwe collega vaak niets, terwijl de twijfel juist dan toeslaat.

Door alvast een welkomstbericht, de planning van de eerste week, de route en de werkkleding te delen, start iemand voorbereid. Dat verkleint de kans dat een nieuwe medewerker afhaakt voordat hij of zij begonnen is.

Een goed onboardingprogramma bestaat meestal uit drie delen:

• Praktisch: planning, toegang, werkkleding en PBM.
• Organisatie: kennismaking met het team, de huisregels en de manier van werken.
• Inhoud: veiligheidsinstructies, werkinstructies en de eerste toolbox.

Verdeel die onderdelen over de eerste weken. Wie op dag één alles tegelijk krijgt, onthoudt er weinig van.

In veel organisaties vertelt degene die iemand inwerkt het eigen verhaal. Zo krijgt iedere nieuwe collega net andere informatie, en vallen er belangrijke afspraken tussen wal en schip.

Leg de onboarding daarom één keer vast en verstuur die op een vaste planning. Met E-lia krijgt iedereen dezelfde berichten via WhatsApp, en zie je in het dashboard wie wat heeft afgerond.

Dat verschilt per functie. Voor de meeste functies op de werkvloer duurt een onboarding een paar weken tot drie maanden.

Het belangrijkste is dat de onboarding niet stopt na de eerste dag. Korte berichten verspreid over de eerste weken worden beter onthouden dan één lange introductie.

Medewerkers in de bouw, productie, logistiek of zorg hebben vaak geen zakelijk e-mailadres of laptop. Een intranet of e-learningportaal bereikt hen daardoor niet.

Bijna iedereen gebruikt wel WhatsApp. Daarom sturen steeds meer organisaties hun onboarding via WhatsApp: zonder app, inlog of account, en direct op de eigen telefoon.

Bij anderstalige medewerkers en uitzendkrachten is het extra belangrijk dat de huisregels en veiligheidsinstructies echt worden begrepen.

Met E-lia kiest iedere medewerker bij het aanmelden de eigen taal. Daarna komt alles in die taal binnen, ook de video's. Er zijn meer dan 50 talen beschikbaar.

Een onboarding checklist voor de werkvloer bevat meestal:

• contract en administratie
• planning van de eerste week
• toegang, werkkleding en PBM
• huisregels en veiligheidsinstructies
• kennismaking met het team en de leidinggevende
• de belangrijkste werkinstructies
• een moment om terug te kijken na een paar weken

Kijk of nieuwe medewerkers de onderdelen hebben afgerond en of ze de belangrijkste afspraken kennen. Korte vragen na elk onderdeel laten zien of de informatie is aangekomen.

In het E-lia-dashboard zie je per nieuwe collega de voortgang en de antwoorden. Zo zie je op tijd wie extra aandacht nodig heeft.