Schouten Techniek is een familiebedrijf met meer dan zestig jaar ervaring als totaalinstallateur voor de zakelijke markt. Vanuit Zwaag verzorgt het bedrijf elektrotechniek, klimaat, sanitair, ventilatie, beveiliging en regeltechniek, van advies en ontwerp tot installatie en onderhoud.
De buitendienstmedewerkers werken dagelijks op wisselende projecten, verdeeld over woningbouw, utiliteit, warmte-koudeopslag (WKO), modulaire bouw en service. Met E-lia organiseert Schouten Techniek zijn toolboxmeetings via WhatsApp, legt het fysieke bijeenkomsten in hetzelfde platform vast en houdt het gebruikersbeheer bij via een koppeling met AFAS.
Schouten Techniek in het kort
- Ruim 170 buitendienstmedewerkers in woningbouw, utiliteit, WKO, modulaire bouw en service.
- Toolboxen via WhatsApp, met fysieke bijeenkomsten in hetzelfde overzicht.
- Koppeling met AFAS voor medewerkers en afdelingen.
De uitdaging: bereik en beheer combineren
Omdat de buitendienstmedewerkers verspreid over verschillende projecten werken, is een gezamenlijke bijeenkomst niet altijd praktisch. Toch wil Schouten Techniek zeker weten dat iedereen de juiste veiligheidsinformatie ontvangt en dat deelname goed wordt geregistreerd.
Tegelijkertijd verandert het personeelsbestand regelmatig. Nieuwe collega’s starten, medewerkers wisselen van afdeling en anderen gaan uit dienst. Wanneer die wijzigingen handmatig in meerdere systemen moeten worden bijgehouden, ontstaat dubbele administratie.
De aanpak: toolboxmeetings via WhatsApp
Met E-lia ontvangen de buitendienstmedewerkers toolboxen rechtstreeks via WhatsApp. Ze hoeven geen aparte app te installeren en kunnen de informatie bekijken op een moment dat in hun werkdag past.
Tekst, afbeeldingen, video en een korte quiz worden gecombineerd in één overzichtelijke toolbox. Zo blijft de inhoud praktisch en direct toepasbaar.
De onderwerpen sluiten aan op het werk in de installatietechniek. Voorbeelden zijn de gedragsregels op het project, veilig tillen, aanspreken op onveilig gedrag, alcohol, drugs en medicatie, en milieuvriendelijk rijden. Iedere toolbox gaat naar de afdelingen waarvoor hij bedoeld is.
Digitaal én fysiek
Terugkerende onderwerpen worden digitaal gedeeld. Vraagt een onderwerp om extra uitleg, overleg of een demonstratie, dan kiest Schouten Techniek voor een bijeenkomst op locatie.
Beide vormen worden in E-lia geregistreerd. Daardoor is altijd duidelijk welke instructies zijn gevolgd, zonder losse presentielijsten of afzonderlijke overzichten. Meer over deze werkwijze lees je in het artikel over het combineren van fysieke en online toolboxen.
AFAS-koppeling: gebruikersbeheer zonder dubbele invoer
De koppeling met AFAS is een belangrijk onderdeel van de aanpak. AFAS blijft de centrale bron voor personeelsgegevens, en wijzigingen worden met E-lia gesynchroniseerd. Nieuwe medewerkers worden toegevoegd, wijzigingen worden verwerkt en collega’s die uit dienst gaan hoeven niet handmatig uit meerdere systemen te worden verwijderd.
Ook de afdeling komt uit AFAS. Op basis daarvan krijgt een medewerker automatisch de toolboxen van zijn afdeling. Dat levert Schouten Techniek concreet op:
- Geen dubbele invoer: medewerkers worden vanuit AFAS bijgehouden.
- Actuele gegevens: personeelswijzigingen komen vanzelf in E-lia terecht.
- Minder fouten: geen handmatige invoer of verouderde lijsten.
- Een snelle start: nieuwe medewerkers ontvangen direct de juiste toolboxen.
Dat ondersteunt ook de onboarding van nieuwe medewerkers, omdat nieuwe collega’s vanaf hun eerste werkdag aan de juiste instructies worden gekoppeld.
Direct inzicht per medewerker
In het dashboard ziet Schouten Techniek welke toolboxen zijn afgerond, wie bij een fysieke bijeenkomst aanwezig was en waar nog opvolging nodig is. Daardoor kan de organisatie gericht bijsturen en belangrijke onderwerpen op het juiste moment herhalen. Dat draagt bij aan duurzame kennisborging.
Wat het Schouten Techniek oplevert
- Bereik: ruim 170 buitendienstmedewerkers op wisselende projecten ontvangen de toolboxen op hun telefoon.
- Hybride aanpak: digitale en fysieke deelname in één overzicht.
- Actuele gegevens: medewerkers en afdelingen komen uit AFAS.
- Gerichte opvolging: leidinggevenden zien snel waar actie nodig is.
- Eenvoudig beheer: toolboxen zijn snel op te bouwen en in te plannen.
Veelgestelde vragen
Welke gegevens komen uit AFAS?
De medewerkers zelf, of ze in dienst zijn en bij welke afdeling ze horen. Die afdeling bepaalt welke toolboxen een medewerker ontvangt. Gaat iemand uit dienst, dan hoeft niemand diegene handmatig uit E-lia te verwijderen.
Hebben medewerkers een app of account nodig?
Nee. De toolboxen komen binnen via WhatsApp, dat medewerkers al op hun telefoon hebben. Er is geen aparte app, login of wachtwoord nodig.
Kunnen fysieke toolboxmeetings ook worden vastgelegd?
Ja. Deelname aan een bijeenkomst op locatie komt in hetzelfde overzicht als de digitale toolboxen. Zo is per medewerker te zien wat is gevolgd, zonder losse presentielijsten.
Met welke systemen kan E-lia nog meer koppelen?
Naast AFAS kan E-lia koppelen met andere HR-systemen, LMS-platformen en rapportagetools. Zie de pagina over koppelingen.
Wil je veiligheidsinstructies eenvoudiger aanbieden en het gebruikersbeheer zoveel mogelijk automatiseren?
Ervaar toolboxen via WhatsApp
Ontdek hoe je instructies verstuurt,
deelname registreert en de voortgang volgt.
