Een chauffeur die twintig minuten bij de laadkuil staat, heeft andere informatie nodig dan een onderaannemer die hier drie weken sloopwerk doet. Geef je ze allebei dezelfde instructie van twintig minuten, dan luistert de eerste niet en mist de tweede de helft. Een goede veiligheidsinstructie voor bezoekers ziet er anders uit dan die voor chauffeurs of onderaannemers. Hieronder staat per doelgroep wat erin hoort.
Waarom één instructie voor iedereen niet werkt
Een instructie die alles voor iedereen wil afdekken, wordt lang. En lang is precies wat mensen afhaakt. Het RIVM sprak voor zijn onderzoek naar poortinstructies met twaalf veiligheidsprofessionals; daar kwam naar voren dat overlap en herhaling ontstaan door de stapeling van brancheinstructies, bedrijfsinstructies en locatiespecifieke instructies, bovenop opleidingen als VCA. Ervaren mensen die bij veel bedrijven komen, zien het daardoor als een moetje. Eén van de geïnterviewden vatte de tijdsinvestering samen als: “Dus een klein half uur ben je zo kwijt.”
Tegelijk benadrukten alle geïnterviewden dat de lokale informatie in elk geval essentieel is. Daar zit de uitweg: knip het algemene deel kort en zet de lengte in waar hij telt, bij wat op dít terrein anders is.
Bezoekers onder begeleiding
Een bezoeker die van de parkeerplaats naar de vergaderzaal loopt met iemand ernaast, heeft geen werkvergunningen nodig. Wat hij wél moet weten:
- Waar hij mag lopen en waar niet, en dat hij bij zijn begeleider blijft.
- Welke PBM hij draagt en vanaf waar.
- Wat hij hoort bij een alarm en waar de verzamelplaats is.
- Dat hij incidenten meldt bij zijn begeleider.
Twee minuten is genoeg. Loopt de bezoeker wel zelfstandig rond, dan valt hij onder de categorie onderaannemers.
Chauffeurs en leveranciers
De groep met het kortste verblijf en vaak het hoogste risico: ze staan tussen rijdend materieel, kennen het terrein niet en hebben haast. De instructie draait om bewegen, niet om werken:
- De rijroute naar de losplaats, en waar ze mogen wachten.
- Waar ze uit de cabine mogen en waar niet, en waar de veilige wachtplek is tijdens het lossen.
- Snelheid, voorrang en de dode hoeken van heftrucks.
- PBM bij het verlaten van de cabine, meestal signaalkleding en veiligheidsschoenen.
- Wie ze aanspreken en op welk nummer.
Taal is hier het grootste knelpunt: een flink deel van het internationale transport leest geen Nederlands. Hoe je dat oplost, staat in het artikel over meertalige poortinstructies.
Onderaannemers die zelfstandig werken
Deze groep krijgt de volledige instructie: alle zeven onderwerpen uit de checklist, plus de risico’s die horen bij het werk dat zij komen doen. Denk aan de werkvergunningen die hier gelden, de procedure bij werken op hoogte of in besloten ruimte, en de afspraken over afzettingen en opruimen aan het eind van de dag.
Hier hoort ook de controle bij: welke certificaten en keuringen je wilt zien, en wanneer. Zeg dat vooraf, zodat niemand aan de poort wordt teruggestuurd nadat hij twee uur heeft gereden.
Wie krijgt wat?
Per doelgroep een eigen route
Drie losse documenten onderhouden is vragen om versieverschillen: na een half jaar klopt de verzamelplaats nog in twee van de drie. Houd daarom de gedeelde kern (huisregels, noodprocedure, verzamelplaats) in alle instructies gelijk en laat alleen het middenstuk per doelgroep verschillen.
Met E-lia maak je per doelgroep een eigen QR-code met een eigen instructie, bijvoorbeeld één bij de poort voor onderaannemers en één bij de receptie voor bezoekers. Per instructie leg je eigen toetsvragen vast, en in je dashboard zie je per persoon welke instructie is doorlopen. Wat je daarvan moet bewaren, staat in het artikel over registreren en aantonen.
Wat een poortinstructie precies is en wanneer hij verplicht is, lees je in het basisartikel. Meer over de aanpak op de pagina over poortinstructies.
Bron: RIVM, Poortinstructies: inzichten van professionals.
Per doelgroep een eigen instructie?
Per doelgroep een eigen QR-code en instructie, en per persoon zichtbaar wie wat heeft doorlopen.
