Na een incident of tijdens een audit komt altijd dezelfde vraag: kreeg deze persoon de instructie, wanneer, en heeft hij hem begrepen? Een map met handtekeningen beantwoordt alleen het eerste deel. Hieronder staat wat je vastlegt in de registratie van je poortinstructie, hoe lang je het bewaart en wat een auditor ervan wil zien.
Waarom vastleggen?
Drie momenten waarop het ertoe doet, en ze stellen alle drie een andere eis aan je registratie.
- De audit. Een auditor neemt een steekproef: hij kiest een naam en vraagt het dossier. Je moet dat binnen een paar minuten kunnen tonen, niet na een middag zoeken.
- Na een incident. Dan gaat het niet om een steekproef maar om één persoon, één datum en één versie van de instructie. Welke tekst kreeg hij precies te zien? Als je je instructie tussendoor hebt bijgewerkt zonder versies te bewaren, kun je die vraag niet beantwoorden.
- Aansprakelijkheid. De Arbowet vraagt om doeltreffende voorlichting (artikel 8) en verplicht werkgevers op hetzelfde terrein om samen te werken, ook bij de voorlichting (artikel 19). Je dossier is het enige dat laat zien dat je daaraan voldaan hebt.
Wat leg je vast?
Vier velden volstaan, mits ze alle vier compleet zijn:
Toetsen: waarom het meer oplevert dan een handtekening
Een handtekening toont aan dat iemand aanwezig was. Drie tot vijf vragen tonen aan dat de boodschap is aangekomen, en dat verschil telt na een incident.
Stel ze over wat hier mis kan gaan, niet over definities, en in dezelfde taal als de instructie. Welke onderwerpen zich daarvoor lenen, staat in de checklist voor het maken van een poortinstructie.
Hoe lang is een poortinstructie geldig?
De wet noemt geen termijn. In de praktijk hanteren bedrijven er wel een: het RIVM stelde in zijn onderzoek naar poortinstructies vast dat de toetsen aan het einde van een poortinstructie bij de onderzochte bedrijven een geldigheidsduur hadden van één tot twee jaar.
Een termijn is alleen niet het enige dat telt. Er zijn drie momenten waarop een instructie opnieuw moet, ongeacht de teller: als de instructie zelf inhoudelijk is gewijzigd, als de situatie op het terrein is veranderd, en na een incident dat een nieuw risico blootlegt. Leg dat vast als beleid, anders wordt het een kwestie van wie eraan denkt.
Wat een auditor wil zien
Bij een VCA-audit valt de poortinstructie onder voorlichting en instructie: de auditor kijkt of iedereen die op de locatie werkt de instructie heeft gehad, ingeleend personeel inbegrepen, en of je dat per persoon kunt tonen. Bij ISO 45001 ligt het accent net iets anders: daar gaat het om bewustzijn en competentie, en wil men ook zien dat je nagaat of de instructie effect heeft en dat je bijstuurt als dat niet zo is.
In beide gevallen geldt dezelfde praktische regel: wat je niet binnen de duur van het gesprek kunt tonen, telt niet mee. Hoe de GPI zich tot je eigen registratie verhoudt, staat in het artikel over de GPI.
Automatisch vastgelegd en exporteerbaar
Het verschil tussen een werkbaar en een onwerkbaar dossier zit zelden in wat je vastlegt, maar in of het vanzelf gebeurt. Een registratie die iemand handmatig moet overtypen, loopt achter zodra het druk is.
Met E-lia ontstaat de registratie tijdens het doorlopen van de instructie: naam, bedrijf, datum, taal, versie en toetsscore staan per persoon in je dashboard. Je exporteert ze naar Excel of pdf, of deelt een link met je auditor zodat die zelf kan zoeken. Komt dezelfde chauffeur over acht maanden terug, dan zie je meteen of zijn instructie nog geldig is.
Wat een poortinstructie precies is, lees je in het basisartikel. Meer over de aanpak op de pagina over poortinstructies.
Bron: RIVM, Poortinstructies: inzichten van professionals.
Aantoonbaar wie de instructie volgde?
Naam, datum, taal, versie en toetsscore per persoon. Exporteerbaar, of deelbaar met je auditor.
