Een poortinstructie maken is vooral kiezen: wat moet erin, en wat kan eruit? Een poortinstructie is pas goed als mensen hem afmaken en onthouden. Hieronder staat per onderwerp wat erin hoort, met de valkuil die je bij elk onderwerp tegenkomt. Wat een poortinstructie precies is en wanneer hij verplicht is, lees je in het artikel over de poortinstructie.
Waarom een goede poortinstructie kort is
De verleiding is groot om alles erin te stoppen. Elk incident levert een nieuwe alinea op, elke audit een extra regel, en na drie jaar duurt de instructie twintig minuten. Dat werkt averechts: hoe langer hij wordt, hoe sneller mensen doorklikken.
Een werkbare grens is vijf tot zeven minuten. Alles wat iemand nodig heeft om de eerste dag veilig door te komen hoort erin. Alles wat hij pas later nodig heeft, hoort in een werkinstructie of een toolbox. Vraag je bij elke zin af: loopt er iemand gevaar als dit er niet in staat? Werk je op een bouwplaats waar de GPI geldt, dan kun je de algemene bouwplaatsregels weglaten: die behandelt de Generieke Poortinstructie al. Zie het artikel over de GPI.
De checklist: wat hoort erin?
1. Huisregels
Wat mag hier wel en niet: roken, alcohol en drugs, fotograferen, bellen tijdens het lopen, waar je mag parkeren, waar de kantine en het toilet zijn. Houd het bij regels die op dit terrein gelden en niet bij algemene fatsoensnormen. Valkuil: een lijst verboden zonder uitleg waarom.
2. Persoonlijke beschermingsmiddelen
Welke PBM zijn verplicht, vanaf welke lijn op het terrein, en wie ze levert als iemand ze niet bij zich heeft. Wees concreet: “helm, veiligheidsschoenen en signaalkleding vanaf het hek” is duidelijker dan “de voorgeschreven PBM”. Valkuil: niet vertellen waar een bezoeker zonder schoenen ze kan halen.
3. Verkeer en rijroutes
Hoe lopen de rijroutes, waar is de scheiding tussen lopen en rijden, welke snelheid geldt er, waar zijn de dode hoeken van heftrucks en vrachtwagens, en hoe steek je over. Een plattegrondje doet hier meer dan drie alinea’s tekst. Valkuil: een plattegrond die niet meer klopt met de huidige situatie.
4. Risico’s die hier specifiek spelen
Dit is het deel dat je instructie onderscheidt van die van de buurman: de kraan die over het pad zwenkt, de opslag van gevaarlijke stoffen bij loods 3, het dak dat niet betreedbaar is, de sleuf die open ligt. Haal ze uit je RI&E en uit de bevindingen van je werkplekinspecties. Valkuil: algemene risico’s opsommen die overal gelden.
5. Incidenten en bijna-ongevallen melden
Bij wie meld je het, via welk nummer of formulier, en wat gebeurt er daarna. Dat laatste wordt bijna altijd vergeten en is juist wat mensen over de streep trekt om te melden. Valkuil: alleen zeggen dát er gemeld moet worden.
6. Noodprocedure en verzamelplaats
Wat hoor je bij een alarm, waar is de dichtstbijzijnde verzamelplaats, waar hangen de blusmiddelen en de AED, en wie zijn de bhv’ers. Noem de verzamelplaats bij naam en toon hem op de plattegrond. Valkuil: “volg de bordjes” als enige uitleg.
7. Contactpersonen
Wie is de uitvoerder of terreinverantwoordelijke, wie is de preventiemedewerker, en welk nummer bel je buiten kantooruren. Een naam met een foto werkt beter dan een functietitel. Valkuil: een naam die al twee jaar uit dienst is.
De checklist op één rij
Gebruik deze lijst bij het opstellen of nalopen van je poortinstructie. Vink per onderwerp af of het erin staat en of het nog klopt met de situatie van vandaag.
Per doelgroep andere accenten
Een chauffeur die twintig minuten bij de laadkuil staat heeft andere informatie nodig dan een onderaannemer die hier drie weken werkt. Hou de kern gelijk en wissel het middenstuk: voor chauffeurs de rijroute en de losplaats, voor onderaannemers de werkvergunningen en de specifieke risico’s, voor bezoekers vooral de noodprocedure. Hoe je dat opbouwt zonder vier losse instructies te onderhouden, staat in het artikel over doelgroepen.
Toets of het is aangekomen
Drie tot vijf vragen aan het eind laten zien of de boodschap is geland, en leveren je meteen een registratie op die verder gaat dan een handtekening. Stel ze over de dingen die hier mis kunnen gaan, niet over definities. “Waar is de verzamelplaats?” is een betere vraag dan “wat betekent PBM?”. Meer daarover in het artikel over toetsvragen.
Actueel houden
Een instructie die niet klopt is erger dan geen instructie: zodra mensen merken dat de plattegrond niet meer klopt, geloven ze de rest ook niet meer. Spreek af wie hem beheert, meestal de KAM-coördinator, en loop hem na op drie momenten: elk kwartaal een korte check, direct na elke wijziging op het terrein, en na elk incident dat een nieuw risico blootlegt. Noteer bij elke versie wat er is veranderd.
Van checklist naar instructie op de telefoon
Een ingevulde checklist is nog geen instructie. Met E-lia zet je de onderwerpen hierboven om in een korte reeks berichten die iemand via WhatsApp of e-mail op zijn eigen telefoon doorloopt, met de toetsvragen eraan gekoppeld en desgewenst in zijn eigen taal. Pas na afronding krijgt hij goedkeuring om het terrein op te gaan, en staat de registratie in je dashboard.
Zien hoe zo’n poortinstructie er op de telefoon uitziet? Vraag de gratis demo aan en doorloop hem zelf, precies zoals een bezoeker of onderaannemer hem bij de poort krijgt.
Meer over de aanpak lees je op de pagina over poortinstructies.
De checklist omzetten naar de praktijk?
Van zeven onderwerpen naar een instructie op de telefoon, inclusief toetsvragen en registratie.
