Een Poolse onderaannemer, een Roemeense chauffeur en een Engelstalige specialist krijgen bij de poort dezelfde Nederlandse instructie, tekenen alle drie voor ontvangst, en lopen het terrein op. Twee van de drie weten niet wat er net is afgesproken. Dit artikel gaat over hoe je dat oplost zonder je instructie vijf keer te laten vertalen.
Waarom een Nederlandstalige instructie niet aankomt
De handtekening onder een instructie zegt iets over aanwezigheid, niet over begrip. Wie de taal niet beheerst, tekent meestal toch: omdat de chauffeur achter hem staat te wachten, omdat hij niet wil opvallen, of omdat hij ervan uitgaat dat het wel losloopt.
Het RIVM sprak voor zijn onderzoek naar poortinstructies met twaalf veiligheidsprofessionals. Toegankelijkheid kwam daar als aandachtspunt naar voren, met twee redenen: het groeiende aandeel werknemers met een andere nationaliteit, en werknemers die minder taalvaardig of minder digitaal vaardig zijn. Eén organisatie werkt aan een poortfilm waarin alle informatie visueel wordt overgebracht, zonder gesproken of geschreven tekst.
Er zit ook een juridische kant aan. De Arbowet vraagt om doeltreffende voorlichting (artikel 8) en verplicht werkgevers op hetzelfde terrein om samen te werken, ook bij de voorlichting (artikel 19). Een instructie in een taal die de ontvanger niet leest, is niet doeltreffend. “Hij heeft getekend” houdt na een ongeval dan geen stand.
Vertalen: wat werkt en wat niet
Pictogrammen
Pictogrammen werken voor verboden en geboden: helm op, niet roken, verboden toegang. Ze werken niet voor procedures. “Bij alarm verzamelen bij poort 2, tenzij de wind uit het westen komt” laat zich niet in een icoon vangen. Gebruik ze als steun bij de tekst, niet in plaats daarvan.
Ondertitels bij een film
Ondertitelen is goedkoper dan opnieuw inspreken, maar verplaatst het probleem: wie moeite heeft met lezen, heeft net zo goed moeite met ondertitels, en die staan bovendien maar een paar seconden in beeld. Voor een film is een ingesproken versie per taal beter. Hoe je dat aanpakt zonder voor elke taal een opnamedag in te plannen, staat in het artikel over meertalige video-instructies.
Vertaalde tekst
Tekst is het makkelijkst te vertalen en het makkelijkst actueel te houden: één regel wijzigen kost in elke taal evenveel werk. De valkuil is de machinevertaling die niemand nakijkt. Vakjargon gaat daar mis: “werkvergunning”, “aanrijdgevaar” en “besloten ruimte” komen er regelmatig onherkenbaar uit. Laat de veiligheidstermen nakijken door iemand die de taal én het werk kent.
Begrip checken in de eigen taal
Een toets heeft alleen zin als hij in dezelfde taal staat als de instructie. Een Nederlandse vraag na een Poolse instructie meet taalvaardigheid, niet veiligheidskennis.
Houd de vragen concreet en situatiegebonden: “Je ziet een collega zonder helm bij de kraan. Wat doe je?” levert meer op dan “Wanneer is een helm verplicht?”. Twee tot vijf vragen volstaan. Wat je van die antwoorden moet bewaren, staat in het artikel over registreren en aantonen.
Laaggeletterdheid en moeite met lezen
Taal is niet het enige obstakel. Ook onder Nederlandstalige medewerkers zit een groep die een lap tekst niet doorkomt. Eén van de geïnterviewden in het RIVM-onderzoek verwoordde het zo: “Je ziet bij heel veel mensen op de werkvloer die ik weleens help, dat ze gewoon de stelling niet lezen.”
Wat helpt, helpt voor iedereen: korte zinnen van hooguit een regel of tien woorden, actieve zinnen in plaats van lijdende vorm, één onderwerp per scherm, en een foto van de werkelijke situatie in plaats van een abstracte tekening. Vermijd dubbele ontkenningen (“niet toegestaan zonder toestemming”) en schrijf voluit wat je bedoelt.
Automatisch vertaald op de eigen telefoon
Het praktische bezwaar tegen meertalige instructies is altijd hetzelfde: wie houdt al die versies bij? Verander je één regel, dan moet je vijf documenten na.
Met E-lia schrijf je de instructie één keer. Elke ontvanger krijgt hem via WhatsApp, e-mail of webchat in zijn eigen taal, met AI-vertaling naar ruim vijftig talen, inclusief de toetsvragen. Wijzig je iets, dan werkt dat meteen in alle talen door. In je dashboard zie je per persoon in welke taal de instructie is doorlopen en hoe er op de vragen is gescoord.
Meer over de aanpak staat op de pagina over poortinstructies en in het artikel over waarom poortinstructies vaak niet werken. Wat een poortinstructie precies is, lees je in het basisartikel.
Bron: RIVM, Poortinstructies: inzichten van professionals.
Iedereen in zijn eigen taal bereiken?
Eén instructie schrijven, automatisch vertaald naar ruim vijftig talen, inclusief de toetsvragen.
