Vrijwel elk bedrijf met een terrein heeft een poortinstructie. Of die ook werkt, is een andere vraag. Het RIVM sprak er twaalf veiligheidsprofessionals over en de uitkomst is ongemakkelijk: of poortinstructies ongevallen voorkomen, bleek niet vast te stellen. Dat is geen reden om ermee te stoppen, wel om opnieuw te kijken naar wat een effectieve poortinstructie is.
Wat het onderzoek laat zien
Het RIVM interviewde voor dit onderzoek twaalf professionals die een poortinstructie hebben ontwikkeld of toepassen, uit de bouw en infra, de petrochemie, de energiesector, afvalverwerking en de voedingsmiddelenindustrie. Vier dingen vallen op.
De vorm loopt sterk uiteen
De instructies zijn divers van aard en opzet. Meestal gaat het om een video, soms geanimeerd, soms met eigen film- of fotomateriaal. In een paar gevallen is er ook een PowerPoint met tekst of een flyer met de basisregels. Eén standaard is er niet.
Er zitten twee doelen in één product
Een poortinstructie informeert, én hij regelt de toegang. Die tweede functie loopt via de toets aan het eind: wie slaagt, mag het terrein op, en bij de besproken instructies is dat bewijs één tot twee jaar geldig. Die twee doelen bijten elkaar soms. Informeren vraagt om ruimte voor vragen; toegang verlenen vraagt om een afvinkbare uitkomst.
Er zit veel overlap in
Branche-instructies, bedrijfsinstructies voor meerdere locaties en locatiespecifieke instructies stapelen op elkaar, en overlappen bovendien met opleidingen als VCA en met de life saving rules. Ervaren werknemers die bij veel bedrijven over de vloer komen, zien het daardoor als een moetje en een overbodige belasting.
Het effect is niet vast te stellen
Dit is de kern. Volgens de geïnterviewden is niet vast te stellen of poortinstructies ongevallen voorkomen. Het meest genoemde voordeel is dat medewerkers worden geïnformeerd over de basisregels en de belangrijkste risico’s. Daarnaast laat een organisatie er volgens de professionals mee zien dat ze veiligheid belangrijk vindt, en kan de instructie het gesprek over veiligheid op gang brengen.
Vijf fouten die je instructie de das omdoen
- Te lang. Elk incident levert een alinea op, elke audit een regel, en na drie jaar duurt het twintig minuten. Hoe langer hij wordt, hoe sneller mensen doorklikken.
- Te algemeen. Een instructie die net zo goed bij de buren zou passen, voegt niets toe aan wat iemand al weet. De lokale informatie is het enige deel dat hier echt nieuw is.
- Alleen Nederlands. Wie de taal niet leest, tekent toch. De handtekening zegt dan iets over aanwezigheid, niet over begrip.
- Geen toets. Zonder een paar vragen weet je alleen dát iemand het scherm heeft doorlopen.
- Nooit bijgewerkt. Een plattegrond die niet meer klopt, of een contactpersoon die twee jaar uit dienst is. Zodra mensen één fout zien, geloven ze de rest ook niet meer.
Hoe het beter kan
De verbeterkansen uit het onderzoek wijzen allemaal dezelfde kant op: minder controle, meer aansluiting bij de ontvanger. Het RIVM noemt onder meer het betrekken van andere disciplines, zoals onderwijsexperts, communicatiedeskundigen en vertegenwoordigers van de doelgroep zelf, en het verbeteren van de toegankelijkheid voor wie minder taalvaardig of digitaal vaardig is. Over de balans tussen beide doelen zijn de professionals duidelijk: meer maatwerk en dialoog, en minder inzet op controle lijkt gewenst.
Kort
Vijf tot zeven minuten. Alles wat iemand nodig heeft om de eerste dag veilig door te komen hoort erin; de rest hoort in een werkinstructie of een toolbox. Welke onderwerpen dat zijn, staat in de checklist.
Specifiek
Knip het algemene deel kort en besteed de tijd aan wat hier anders is: deze rijroute, deze kraan, dit verzamelpunt. En geef niet iedereen dezelfde versie: een chauffeur heeft andere informatie nodig dan een onderaannemer die hier weken blijft. Zie het artikel over doelgroepen.
In de eigen taal
Niet alleen vertalen, ook toetsen in dezelfde taal. Een Nederlandse vraag na een Poolse instructie meet taalvaardigheid, geen veiligheidskennis. Meer daarover in het artikel over meertalige poortinstructies.
Op de eigen telefoon
Een scherm in de portiersloge betekent wachten en meekijken. Op de eigen telefoon kan iemand in het eigen tempo lezen, teruggaan, en een vraag nog eens bekijken. Dat is ook de plek waar dialoog mogelijk wordt: een vraag stellen kan daar wel, aan een balie met een rij achter je niet.
Wat dat in de praktijk betekent
Met E-lia stuur je de instructie als een korte reeks berichten via WhatsApp, e-mail of webchat naar de telefoon van de ontvanger, in de eigen taal, met een paar toetsvragen eraan gekoppeld. Pas na afronding volgt de goedkeuring. Per doelgroep maak je een eigen QR-code met een eigen instructie, en de registratie met naam, bedrijf, datum, taal, versie en toetsscore staat in je dashboard. Wat je daarvan moet bewaren, lees je in het artikel over registreren en aantonen.
Wat je daarmee bereikt: de boodschap komt aan bij de mensen die hem nodig hebben, in een taal die ze begrijpen, en je kunt laten zien dat dat gebeurd is.
Meer over de aanpak staat op de pagina over poortinstructies.
Bron: RIVM, Poortinstructies: inzichten van professionals.
Een instructie die wel blijft hangen?
Kort, specifiek, in de eigen taal en op de eigen telefoon. Met toetsvragen en registratie.
