Een werkplekinspectie is niet letterlijk bij naam verplicht in de wet, maar volgt uit de zorgplicht van de Arbowet en wordt binnen VCA-gecertificeerde bedrijven doorgaans wél als vaste verplichting binnen het veiligheidsbeleid opgenomen. Binnen VCA is de frequentie bovendien concreet vastgelegd: minimaal één inspectie per maand per operationele werkplek.
Is een werkplekinspectie verplicht?
De Arbowet verplicht elk bedrijf met minimaal één medewerker om te zorgen voor een veilige werkplek en om risico’s te beheersen via een RI&E. De werkplekinspectie is een van de praktische manieren waarop je die zorgplicht periodiek aantoonbaar maakt. De wet schrijft geen exacte vorm voor, maar veel bedrijven leggen de verplichting en frequentie vast in hun eigen VGM-handboek of Arbobeleid.
Hoe vaak moet een werkplekinspectie?
De Arbowet legt geen frequentie vast. De VCA-checklist 2026/6.1 doet dat wél, en voor VCA-gecertificeerde bedrijven is dat de norm die telt:
- minimaal één werkplekinspectie per maand per operationele werkplek (vraag 7.1);
- minimaal één keer per jaar een trendanalyse van de bevindingen, met bijbehorende verbeteracties (vraag 7.2);
- de (operationele) directie loopt minimaal één keer per kwartaal zelf mee met een werkplekinspectie.
Werk je niet onder VCA, dan bepaal je de frequentie zelf op basis van je RI&E en eerdere incidenten: hoe hoger het risico van het werk, hoe vaker je inspecteert. Op een bouwplaats of in een productieomgeving is een wekelijkse of maandelijkse ronde gebruikelijk; op kantoor volstaat vaak een kwartaal- of jaarritme.
Frequentie per risiconiveau en een jaarrooster
Werk je niet onder VCA, maak de frequentie dan afhankelijk van het risico. Een veelgebruikte indeling:
- Hoog risico (werken op hoogte, zwaar materieel, gevaarlijke stoffen): wekelijks, en bij elke nieuwe fase van het werk.
- Gemiddeld risico (werkplaats, magazijn, productie): maandelijks.
- Laag risico (kantoor): elk kwartaal of jaarlijks.
Zet de rondes in een jaarrooster: per locatie wie er inspecteert en in welke week. Werk je onder VCA, plan dan ook meteen de kwartaalronde van de directie in. Zo zie je in één oogopslag of er een inspectie is overgeslagen.
Plan daarnaast altijd een extra inspectie na een incident, bij een nieuwe werklocatie en bij nieuwe machines of werkmethoden. Andere interne controles uit je VGM-systeem kun je in hetzelfde rooster opnemen.
Werkplekinspectie en VCA: de rol binnen je VGM-systeem
Binnen een VCA-gecertificeerd bedrijf is de werkplekinspectie een vast onderdeel van het VGM-beheersysteem. De VCA-checklist 2026/6.1 noemt VGM-inspecties letterlijk: vraag 7.1 gaat over het uitvoeren van werkplekinspecties, vraag 7.2 over de jaarlijkse trendanalyse van de bevindingen en de verbeteracties die daaruit volgen. Auditors verwachten dat je kunt aantonen wanneer inspecties zijn uitgevoerd, wat de bevindingen waren en hoe die zijn opgevolgd. Wat een werkplekinspectie precies inhoudt, lees je in wat een werkplekinspectie is.
Je werkplekinspecties op orde voor de VCA-audit
Bij de audit gaat het om drie dingen: de inspecties zijn met de juiste frequentie uitgevoerd, de bevindingen zijn vastgelegd en de verbeteracties zijn afgerond. Controleer vóór de audit of:
- er per operationele werkplek elke maand een inspectie is vastgelegd;
- bij elke bevinding een verantwoordelijke, een deadline en de afronding staan;
- de trendanalyse van het afgelopen jaar klaarligt, met de verbeteracties die eruit volgen;
- zichtbaar is dat de directie elk kwartaal heeft meegelopen.
Hoe VCA en toolboxmeetings samenhangen, lees je in VCA en toolboxmeetings: wat moet je aantoonbaar hebben?
Waar moet een goede werkplekinspectie aan voldoen?
Een goede werkplekinspectie doorloopt telkens dezelfde vaste categorieën en legt per bevinding vast wat er aan de hand is, hoe risicovol het is en wie het oppakt. Welke punten dat precies zijn en welke velden op het inspectieformulier horen, staat uitgewerkt in wat er op een werkplekinspectie-formulier moet staan.
Vastlegging, opvolging en aantoonbaarheid
Een inspectie zonder vastlegging telt tijdens een audit niet mee. Leg daarom van elke ronde vast: wie de inspectie uitvoerde, wanneer, wat de bevindingen waren en welke actie daarop volgde. Met E-lia doe je dit digitaal: bevindingen komen direct met foto in je dashboard te staan, inclusief verantwoordelijke en deadline.
Veelgestelde vragen
Wie is verantwoordelijk voor de werkplekinspectie?
De werkgever is eindverantwoordelijk vanuit de Arbowet, maar de uitvoering ligt meestal bij een leidinggevende, preventiemedewerker of veiligheidskundige. Verantwoordelijkheid en frequentie leg je het beste vast in je VGM-handboek.
Wie is verantwoordelijk bij uitzendkrachten en onderaannemers?
Voor uitzendkrachten heeft het bedrijf waar ze werken dezelfde zorgplicht als voor eigen medewerkers. Zij horen dus gewoon in je inspectieronde. Werken er onderaannemers op je locatie, leg dan vooraf vast wie inspecteert en hoe jullie bevindingen met elkaar delen.
Wat zegt de Arbowet precies over werkplekinspecties?
De Arbowet noemt de werkplekinspectie niet bij naam. De basis ligt in artikel 3 (de zorg voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden) en artikel 5 (de RI&E). Met regelmatige inspecties laat je zien dat je aan beide werkt. De wettekst lees je op wetten.overheid.nl.
Wat als je niets vastlegt?
Bij een audit weegt alleen wat je kunt laten zien: ontbreekt de vastlegging, dan kan de auditor niet vaststellen dát de inspecties zijn uitgevoerd. Wat dat vervolgens voor je certificaat betekent, is een beoordeling van de certificerende instelling — de checklist zelf doet daar geen uitspraak over. Ook over aansprakelijkheid na een ongeval valt in het algemeen niets te zeggen; dat is een juridische afweging per geval. De praktische conclusie is simpel: leg elke ronde vast, dan komt die discussie er niet.
Bronnen: SSVV – VCA-checklist 2026/6.1 (vragen 7.1 en 7.2), Arboportaal – RI&E.
Maak inspecties aantoonbaar — bekijk de digitale werkplekinspectie
